Certyfikat – jaki jest, nie każdy widzi…
Mówiąc, że certyfikat certyfikatowi nierówny, najczęściej mamy na myśli renomę wydającej go jednostki certyfikującej, co oczywiście też jest bardzo ważne. Na pierwszy rzut oka certyfikat może wydawać się jedynie formalnym potwierdzeniem spełnienia wymagań normy, ale za nim kryją się szczegółowe procesy, standardy i wymogi. Chcąc więc w pełni zrozumieć jaką informację niesie dany certyfikat należy poznać co kryje się za umieszczonymi na nim liczbami, tekstami i znaczkami.
W przypadku certyfikatów systemów zarządzania wymagania dla wystawionych dokumentów certyfikacyjnych określono w normie ISO/IEC 17021-1, obowiązującej wszystkie akredytowane jednostki certyfikujące.
Jaką formę powinien mieć certyfikat?
Zgodnie z punktem 8.2 ww. normy jednostka certyfikująca powinna przekazać certyfikat w wybrany przez siebie dowolny sposób, dlatego też na rynku funkcjonują zarówno certyfikaty papierowe jak i elektroniczne, chociaż oczywiście ze względu na wszechobecną cyfryzację te pierwsze stają się pomału rzadkością.
Co musi znaleźć się na certyfikacie?
Norma precyzuje też jakie informacje muszą pojawić się na certyfikacie:
a) nazwa i lokalizacja geograficzna każdego certyfikowanego klienta (lub lokalizacja geograficzna głównych siedzib oraz wszystkich miejsc w zakresie certyfikacji organizacji wielooddziałowych);
b) data wejścia w życie decyzji w sprawie udzielenia, rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikacji, lub przedłużenia certyfikacji, która nie powinna być wcześniejsza od daty podjęcia decyzji w sprawie certyfikacji.
c) data ważności certyfikacji lub data ponownej certyfikacji spójna z cyklem ponownej certyfikacji;
d) niepowtarzalny kod identyfikacyjny;
e) norma systemu zarządzania i/lub inny dokument normatywny, w tym wskazanie statusu wydania (np. data i numer nowelizacji), stosowany podczas auditowania klienta certyfikowanego;
f) zakres certyfikacji w powiązaniu z rodzajem działań, wyrobami i usługami, jeśli ma to zastosowanie, dla każdego oddziału, jednoznaczny i nie wprowadzający w błąd;
g) nazwa, adres i znak certyfikacji jednostki certyfikującej; inne znaki (np. symbol akredytacji, logo klienta) mogą być stosowane, pod warunkiem że nie wprowadzają w błąd lub nie są niejednoznaczne;
h) wszelkie inne informacje wymagane przez normę i/lub inny dokument normatywny używany do certyfikacji;
i) w przypadku wydania jakichkolwiek zmienionych dokumentów certyfikacyjnych, sposób odróżniania dokumentów zmienionych od wszystkich wcześniejszych dokumentów nieaktualnych.
O ile wiele z powyższych kwestii nie budzi żadnych wątpliwości, to proponuję zatrzymać się na punktach a) i f) dotyczących lokalizacji i zakresu certyfikacji.
„Nazwa i lokalizacja geograficzna każdego certyfikowanego klienta (lub lokalizacja geograficzna głównych siedzib oraz wszystkich miejsc w zakresie certyfikacji organizacji wielooddziałowych)”
Powyższy wymóg, a zwłaszcza jego druga część jednoznacznie wskazuje nam, że jeśli jakaś lokalizacja objęta jest certyfikacją to powinna być wymieniona na certyfikacie. W sytuacji gdy takich lokalizacji jest wiele często wymieniane są w załączniku do certyfikatu. Innymi słowy jeśli certyfikat firmy wielooddziałowej wymienia tylko główną siedzibę oznacza to, że inne lokalizacje nie zostały objęte certyfikacją. Jednostka certyfikująca nie prowadziła w tych lokalizacjach audytu i nie poświadczyła, ze realizowane w nich działania są zgodne z normą. Warto zwrócić na to uwagę gdy usługi będą świadczone dla nas przez oddział firmy powołującej się na certyfikowany system zarządzania.
„Zakres certyfikacji w powiązaniu z rodzajem działań, wyrobami i usługami, jeśli ma to zastosowanie, dla każdego oddziału, jednoznaczny i nie wprowadzający w błąd”
Wymaganie wskazuje nam jak powinien być określany zakres certyfikacji, powiązanie z rodzajem działań, wyrobami i usługami wskazuje, że zakres certyfikacji powinien obejmować procesy główne tj. działania np. projektowanie, produkcję wyrobów lub świadczenie usług na rzecz klientów zewnętrznych. W zakresie certyfikacji nie należy więc podawać procesów wspomagających, wsparcia czy zarządczych. Ma to oczywiście sens, bo certyfikat ma być potwierdzeniem dla klienta, który chce skorzystać z usług/wyrobów danej firmy.
Ważny jest też sposób formułowania zakresu – jednoznaczny i nie wprowadzający w błąd – co oznacza, że niewłaściwy jest zapis: „Firma XYZ spełnia wymagania normy ISO 9001 w zakresie świadczenia usług dla firm”. W zakresie powinno być jednoznacznie wskazane o jakie usługi chodzi: szkoleniowe, a może księgowe czy doradcze? Jednostka certyfikująca realizując audyt wyznacza audytorów posiadających kompetencje w danej branży objętej zakresem certyfikacji, dlatego też nie potwierdza certyfikatem każdej możliwej działalności tylko tą, która była objęta oceną podczas audytu.
Symbol akredytacji.
Ważnym elementem widniejącym na certyfikacie jest też symbol akredytacji, czyli graficzno-tekstowy symbol wydany przez jednostkę akredytująca, w celu posługiwania się nim przez akredytowaną jednostkę certyfikująca.
Akredytacja w przypadku certyfikacji systemów zarzadzania nie jest obowiązkowa i na rynku funkcjonują zarówno jednostki akredytowane jak i nieakredytowane. Warto jednak wybierać certyfikację akredytowaną i zwracać uwagę na obecność tego symbolu na certyfikacie, gdyż potwierdza on, że kompetencje jednostki zostały potwierdzone przez jednostkę akredytującą.
Dodatkowo akredytowane jednostki certyfikujące systemy zarządzania mogą stosować połączony znak IAF MLA (International Accreditation Forum Multilateral Recognition Arrangement), co jest możliwe dzięki wielostronnym porozumieniom podpisywanym przez jednostki akredytujące, w tym PCA ( Polskie Centrum Akredytacji). Porozumienia te umożliwiają swobodny przepływ towarów w Europie i na świecie, a także eliminują konieczność badania lub certyfikowania produktów i usług w każdym kraju, w którym są one sprzedawane czy świadczone.
Podsumowując, certyfikat to nie tylko formalny dokument, ale także potwierdzenie spełnienia określonych standardów jakości, bezpieczeństwa, czy np. ochrony środowiska. Aby w pełni zrozumieć jego znaczenie warto zwrócić uwagę na szczegóły, świadomość tych elementów pozwala na lepsze wykorzystanie certyfikatu jako narzędzia budującego zaufanie i wiarygodność w biznesie.
autor: Joanna Nowak-Milewska, dyrektor Biura Certyfikacji Systemów Zarządzania w PCBC S.A.
