Kim jest sygnalista?
Sygnaliści (ang. Whistleblowers), to osoby, które decydują się zgłosić nieprawidłowości mające miejsce w organizacjach, w których pracują lub z którymi są związane. Ich działania mają na celu nie tylko ochronę interesu pracodawcy, ale także interesu publicznego poprzez informowanie kierownictwa organizacji lub odpowiednich organów lub społeczeństwa o przypadkach naruszeń prawa, w tym m.in. korupcji, przestępstw podatkowych czy środowiskowych. Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w walce z nadużyciami, ponieważ ich odwaga i gotowość do działania często prowadzą do ujawnienia problemów, które mogłyby pozostać ukryte.
Czego dotyczy ustawa o sygnalistach i co oznacza dla organizacji w praktyce?
Ustawa o sygnalistach, podpisana przez Prezydenta RP w dniu 21 czerwca 2024 roku, wprowadza regulacje mające na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Ustawa ta zobowiązuje podmioty sektora prywatnego i publicznego, które zatrudniają co najmniej 50 osób (nie tylko na podstawie umowy o pracę) do stworzenia i wdrożenia wewnętrznych procedur umożliwiających bezpieczne i skuteczne zgłaszanie naruszeń. W praktyce oznacza to, że podmioty obowiązane będą musiały:
- ustanowić skuteczne, bezpieczne, poufne lub anonimowe kanały zgłaszania naruszeń umożliwiające przekazywanie zgłoszeń w formie pisemnej lub ustnej;
- wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń oraz rejestr zgłoszeń zawierające elementy wymagane przez ustawę; co istotne, procedurę należy skonsultować z organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę w czasie od 5 do 10 dni;
- zapewnić poufność zgłoszeń i danych osobowych (w szczególności sygnalistów) przetwarzanych w ramach prowadzonych działań następczych;.
- wyznaczyć i pisemnie upoważnić osoby przyjmujące i weryfikujące zgłoszenia o naruszeniach zgłaszanych przez sygnalistów;
- zapewnić należytą staranność i bezstronność prowadzonych czynności wyjaśniających.
Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko konieczność ustanowienia lub dostosowania swoich dotychczasowych regulacji wewnętrznych do nowych wymogów prawnych, ale także podjęcia szeregu działań, w tym w szczególności edukacyjnych i komunikacyjnych, aby system dla sygnalistów wspierał organizację, a nie zakłócał jej funkcjonowanie.
Jakie korzyści przyniesie sygnalista i rzetelnie wdrożony i zarządzany system?
Wdrożenie skutecznego systemu whistleblowingowego opartego na kulturze zaufania, otwartości i odpowiedzialności może przynieść organizacji wiele korzyści:
- zgłoszenia sygnalistów dają szansę na szybką reakcję na nieprawidłowości i zagrożenia, co pozwala uniknąć lub zminimalizować poważne konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe,
- zwiększa ona skuteczność w zarządzaniu ryzykiem wystąpienia naruszeń dzięki informacjom od sygnalistów opisującym nie tylko same naruszenia czy zagrożenia, ale także okoliczności ich wystąpienia;
- pracownicy, widząc, że organizacja nie lekceważy zgłaszanych przez nich obaw, czują się wysłuchani, docenieni i zaangażowani w budowaniu bezpiecznego środowiska pracy; w konsekwencji może to prowadzić do większego zaufania oraz lojalności wobec pracodawcy.
- buduje wizerunek rzetelnego i odpowiedzialnego pracodawcy i partnera biznesowego,
- inicjatywa, która ma na celu poprawę kultury organizacyjnej, promowanie etycznego zachowania i odpowiedzialności prowadzi do tworzenia bardziej przejrzystego i sprawiedliwego środowiska pracy; czasami to właśnie poczucie bezpieczeństwa i sprawiedliwości może być przeważającym argumentem za odejściem lub pozostaniem w obecnym miejscu pracy.
Jak wdrożyć odpowiedni system dla sygnalistów i jakie elementy powinien zawierać?
Wdrożenie skutecznego systemu dla sygnalistów wymaga w szczególności:
- zaangażowania kierownictwa we wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu;
- zaangażowania pracowników w początkowy proces szkoleniowo-wdrożeniowy;
- opracowania skutecznej komunikacji zwiększającej świadomość i poczucie bezpieczeństwa u pracowników, co w przyszłości może przeważyć na decyzji o zgłoszeniu zauważonych naruszeń;
- stworzenia jasnych, zrozumiałych i łatwo dostępnych procedur zgłaszania nieprawidłowości;
- wyboru bezpiecznych (w tym poufnych i/lub anonimowych) i skutecznych kanałów zgłaszania naruszeń;
- regularnych i angażujących szkoleń przypominających dla pracowników dotyczących samej idei whistleblowingu i jej znaczenia dla organizacji, a także procesu zgłoszeniowego;
- rzetelnej i uczciwej obsługi zgłoszeń i podejmowania konsekwentnych decyzji;
- zapewnienia bezpieczeństwa i poufności informacji, w tym w szczególności danych osobowych sygnalistów i innych osób, o których mowa w zgłoszeniach;
- skutecznego przeciwdziałania i natychmiastowego reagowania na ewentualne działania represyjne wobec sygnalistów;
- bieżącego monitorowania i oceny efektywności systemu oraz wprowadzania niezbędnych usprawnień.
Ile czasu na wdrożenie wymagań ustawy o sygnalistach mają podmioty obowiązane?
W związku z opublikowanemu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw ustawy o ochronie sygnalistów, podmioty sektora prywatnego i publicznego mają tylko 3 miesiące na wdrożenie wymagań prawnych w zakresie ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń. Organy publiczne obowiązane do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych mają na to 6 miesięcy.
Wdrożenie systemu whistleblowingowego to nie tylko wymóg prawny, ale także inwestycja w długoterminowy rozwój i reputację firmy.
Zapraszamy do zapisów na nasze szkolenia z cyklu „Sygnaliści”. Programy szkoleń bazują na zagadnieniach z obszaru compliance, aktualnych regulacjach prawnych związanych z postacią sygnalisty, a także elementach skutecznego wdrożenia i zarządzania systemem zgłaszania naruszeń w organizacji.
Tekst opracowało PCBC wraz z partnerem biznesowym E-nform
